Beim Aufbau des Begegnungsgartens Holtenser Berg (Göttingen) wurde von Anfang an Wert daraufgelegt, Aufgaben innerhalb der Gruppe zu verteilen und die Beteiligung und das Engagement zu fördern. Finanziert wurde eine Koordinationsstelle durch "Kurze Wege für den Klimaschutz", einem Förderprogramm des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit. Diese Förderung läuft am 31.12.2021 nun aus.
Für den Aufbau einer Gruppe, die das Projekt trägt, haben sich die gemeinsame Gestaltung des Gartens von Anfang an und die Entwicklung von klaren Strukturen, gemeinsame Feste und Raum für Kommunikation bewährt. Der Projekoordinator war an drei Tagen im Garten und jeden Monat fand ein Gartentreffen statt. Die Organisations-Aufgaben wurden nach und nach besprochen und Teams dazu gebildet, z.B. für Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit, Mähen, Wassermanagement und Bauen. In jedem Team gibt es zu einem eine verantwortliche Person, die sich um die Abläufe kümmert, und zum anderen gibt es die sogenannten Trainees, die die verantwortliche Person unterstützen.Bei gemeinsamen Festen konnte die Identität mit dem Garten weiter gefestigt werden.
Auf der Website des Begegnungsgartens gibt es ein Tagebuch, was die wichtigsten Schritte nachzeichnet.
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